インターネットFAXのメリット・デメリットは?

インターネットFAXはメリット(強み)がとても多いですが、デメリットも気になる思います。もちろんインターネットFAXにも多少のデメリットはあります。このメリット、デメリットそれぞれを紹介します。

 

メリット一覧

経費が安い(経費削減にうってつけ)
セキュリティ性が高い
確認をすばやくできる
ネット回線とパソコン(スマホ・タブレット)があればすぐに利用可能

 

経費が安い(経費削減にうってつけ)

1.「経費が安い」ですが固定電話回線を使用しない分、月額約1,700円のNTTの基本料金が発生せず、月1,000円前後の基本料金で運用可能です。

 

NTTの基本料金は家庭用の料金なので会社用(法人向け事務用)の回線※を使うことを考えたらより安く使える計算になります。
※事務用電話回線(3級局):2,500円/月(税抜き)

 

参考リンク:NTT固定電話の基本料金

 

また紙・インクリボン(トナーカートリッジ)代がかかりません。FAX機を別におくことによって発生する電気代もありません。
※当然ですが紙出しする場合はインク、紙、プリンターが必要です。

 

 

セキュリティ性が高い

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2.「セキュリティー性が高い」ですが、個人のアカウントあてにFAXが来るので、第三者に見られることがありません。

 

他人に見られたくない秘匿のFAX内容も自分だけしか確認することができません。例えば社員に金銭の部分を見せたくはない、なんていうという時には個人宛に送られてくるのは大きなメリットになります。

 

またコンビニエンスストアなどでFAXする場合、不特定の第三者に機密情報を見られてしまうということもあります。インターネットFAXならこういった事態も防ぐことができます。

 

インターネットFAXならFAX内容を素早く確認できる!

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3.「確認をすばやくできる」ですが、パソコンだけでなく、携帯電話・スマートフォン(スマホ)などのデバイスからでも確認することができます。

 

FAXを受信したらメールが届き、添付ファイル(PDFファイル)にFAX内容が記載されています。

 

スマホやタブレットを利用すればすぐ確認でき迅速な対応が可能です。注文(受注)が入ったときなどは早めの対応ができた方が顧客(クライアント)からの心象も良くなるのでサービス向上にもつながります。

 

急ぎで対応する場合は折り返し電話で連絡を取るのでも良いですし、A4のコピー用紙などに手書きで原稿を作ってスマホのカメラで撮影したものをそのまま送信することもできます。
※カメラで撮影したものをそのまま送信するのはeFaxが対応しています。

 

FAXが使えるコンビニを探したり、社内の同僚や先輩・後輩などに返信作業をお願いしたりという手間もありません。

 

参考記事:efaxの特徴、料金

 

パソコン・タブレット・スマホとネット回線があればすぐに利用可能

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インターネットFAXは申込んで即日利用することができます。

 

登録したメールアドレスにFAX電話番号とパスワードが送られてくるので、受け取ったらすぐに利用することができます。

 

申し込みも5分程度でできるので手間いらずです。

 

デメリット一覧

場合によってスキャナーが必要

 

PDFやエクセル、ワードで作ったファイル意外はFAXを送信する際、スキャナーを使って都度スキャンする必要があります。
※パソコンにデータで持っているものはもちろんスキャン不要です。

 

これは当たり前と言えば当たり前です。

 

据え置き型のFAXの場合はスキャン機能がFAX機に内臓されているので、さほど気になりませんが、インターネットFAXの場合は外付けする必要があります。

 

あまりスキャナーを使っていない人にとってはFAXを使うときに出してこないといけないのでデメリットと言えばデメリットになります。

 

頻繁に使う場合は据え置きでスペースを設置しておくのが楽で良いですが、頻度があまり高くない場合は面倒です。

 

また複合型のプリンターやスキャナー専用機を持っている方は別途用意する必要はありませんが、もし持っていない人であれば用意する必要があります。

 

ただ現在数千円ほどで複合型のプリンターやスキャナーは買えます。昔に比べてすごく安くなりましたが、FAXのためだけに買うのはデメリットというとデメリットになります。

 

スマホ(タブレット)のカメラ機能を使ってFAX送信することも可能!

当記事内の上の方でも少し説明しましたが、スマホのカメラで撮影して、そのデータを送信することも可能です。これはeFaxが対応しています。

参考記事:efaxの特徴、料金

 

スキャナを自宅や事務所に設置していない場合はもちろん、外出先でスキャナを持ち合わせていない時にも便利です。

 

■デメリットまとめ

  • 髪媒体をFAXする時はスキャナーを使う必要がある
  • スキャナーを持っていない人は別途購入する必要がある

 

efaxは30日間無料でトライアルすることができます

インターネットFAX最大手のefaxでは無料で試すことができます。気になっているけれども不明点があったり、使いこなせるか不安だっだりという場合に実際に使ってみることができるのは助かります。

 

不要な場合、30日以内に解約手続きをすると料金は発生しません。

 

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