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FAX送付状の書き方、テンプレート

送付状とは

ファックスを送る際、書類の概要を示すと共に、枚数などに漏れが無いことを防ぐことが送付状の役割です。また、企業間においても、書類を送る際には送付状を入れるのが礼儀として一般的であり、ファックス同様に書類の漏れや内容にミスが無いことを防ぐ役割を果たします。送付状は別名「FAX送付案内状」、「ファックス送信状」、「送り状」、「頭紙」、「cover sheet」などとも呼ばれます。

 

 

送付状のフォーマット、書式

特に決まった形式はありません。差出人の名前、身分、書類の内容、全体の送信枚数がわかれば送付状としては問題ありません。とは言っても見本がないとわかりにくいので見本の雛形を紹介します。あくまでサンプルなのでこの通りにしないといけないということはありません。一つの例だと思ってください。

 

コクヨ送付状
http://www.kokuyo-st.co.jp/stationery/kws/template/download/

 

PrintOutFactory送付状
http://www.printout.jp/factory/business_tmpl/biz_index.html

 

 

これらのものをそのまま使っても良いですし、自分なりに改変したり、自作したりしてテンプレートとして保存しておくと作業効率が上がるのでおすすめです。文面は以下の内容を書きましょう。

 

 

FAX送付状の記載内容

  1. あいさつ文※
  2. 会社名
  3. 住所、(携帯)電話番号、FAX番号
  4. 担当部署名
  5. 担当者名
  6. 担当者印(通常必要なし)
  7. 相手先部署名、担当者名
  8. 送信日
  9. 送信枚数
  10. 補足、備考(何かある場合)

※文例
拝啓 毎々格別のお引き立にあずかり厚くお礼申し上げます。
下記の書類を送付致します。ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

 

以上のものを記載しておきましょう。至急の用件であれば「至急」と記載した上で担当者に電話などで連絡を取っておきましょう。至急でない場合でも重要性の高い書類の場合は連絡をFAX前後に取るのが良いです。

 

 

用紙サイズはA4、B5、A5など何でも良いですが、A4サイズが無難です。場所によってはA4サイズの紙しかFAX機に用意していないということもあるのでA4サイズがベターです。

 

 

ちょっとしたビジネスマナー

  1. 自分の氏名には様は付けない。付いていたら二重線で消す。
  2. 宛先の氏名には様を付ける(絶対)。
  3. 返信の際は「返信」と書いておくと丁寧
  4. 紙を端の方まで使い切らない(機種によっては印刷できない場合がある)
  5. トナー(インク)カートリッジが薄くても読めるよう濃く書く
  6. 手書きで「ありがとうございます」「宜しくお願い致します」などと付けると好印象

 

自分の氏名に様を付けないのは当たり前ですが、先方からの返信をする時に先方のFAXにメモなどを上書きして返す場合は気をつけましょう。

 

 

業界、会社によって常識は変わる

今まで一般的な送付状のマナーを説明しましたが業種や職種、会社のカラーなどによって常識は変わります。先輩社員や上司に確認してもらえるようであれば一度目を通してもらうのが良いでしょう。

 

 

色々な敬称の付け方

宛名 敬称
個人 様、(先生) 田中様
官庁、会社、学校などの団体 御中 ○○公共団体 御中
職名 殿 営業担当者 殿
職名+個人名 様、殿 営業部田中様

 

よく使うものだけあげましたが、これらは基本なので覚えておきましょう。ビジネスシーンではしょっちゅう使うものです。

 

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